1 million d'euros. C'est ce qu'une entreprise de 200 employés perd chaque année en France à cause des réunions inutiles. En effet, ces réunions occupent un salarié moyen 2h par semaine. On peut aussi parler du coût du désengagement d’un employé, qui représente 12500€ par an et par salarié en France. Autrement dit, les temps de travail en collectif ne sont pas évidents à gérer et peuvent desservir les organisations et leurs projets.
Et pour cause, le monde est de plus en plus complexe, les outils se multiplient, les rythmes se mélangent, les barrières physiques se lèvent et réussir à travailler ensemble de manière efficace devient un enjeu stratégique. Chaque année, des dizaines de nouveaux métiers voient le jour, et les travailleurs se spécialisent de plus en plus. Chacun se concentre sur sa zone d’expertise et de moins en moins de professionnels réussissent à apporter un regard global sur une problématique.
Finalement, rares sont les personnes qui savent travailler intuitivement ensemble ou avec des méthodes efficaces, alors que les besoins de collaborer sont de plus en plus présents. Heureusement, tout n’est pas perdu. La collaboration ça s’apprend. Ou alors ça s’encadre.
Oui, les entreprises ont besoin de facilitateurs :
Pour pallier cette difficulté de travailler de manière collaborative, il est utile de faire appel à un facilitateur. Expert dans les méthodologies de collaboration et de gestion de projet, son rôle est d'accompagner les organisations dans leurs différentes problématiques, afin de leur apporter :
- Des temps de travail productifs. Avec une bonne organisation, le facilitateur permet de faire produire aux différentes parties prenantes des livrables de meilleure qualité, tout en gagnant du temps. Sa gestion du temps permet notamment de fournir toutes les conditions nécessaires pour créer des moments de “flow” ou de “deep-work” dans lesquels les participants atteindront leur plein potentiel.
- Une vision globale d’un projet. N’étant pas employé de l’organisation client, le facilitateur apporte un regard extérieur. Il travaille à réunir les bons profils autour de la table pour affiner les problématiques et mener des actions cohérentes. De nature empathique et humaine, il se retrouve dans une position d’autorité inspirante et motivante pour toutes les parties prenantes.
- Des outils innovants, étudiés et conçus pour optimiser le travail des collaborateurs. Pour les aider à créer des livrables clairs et concis. Le tout, toujours dans une optique de gamification ou de serious-play afin de veiller à ce que tout le monde soit concentré sur le même objectif tout en passant un bon moment.
- Des sessions de créativité. Car oui, la créativité s’organise et se prépare aussi. Avec des règles et un cadre spécifique, en fonction des objectifs de la session.
Travailler avec un facilitateur : son rôle dans un groupe
Mais pour être accompagné dans les meilleures conditions par un facilitateur, encore faut-il comprendre son rôle au sein d’un projet. Alors voici les points essentiels à connaître sur sa manière de travailler :
- Le facilitateur peut intervenir de différentes manières. Soit pour un besoin ponctuel, auquel cas il animera une réunion, un atelier, un brainstorming ou encore un team-building.
Soit sur toute la durée de vie d’un projet. Ce qui lui permet d’être présent à toutes les étapes clés et de s’assurer de la cohérence globale des différents moments de rencontre, tout en rajoutant une véritable ligne directrice aux méthodologies de travail. - Justement, le travail du facilitateur commence bien avant le début d’une réunion. En amont, il peut être amené à mettre en place des méthodologies inspirées du design thinking par exemple pour gagner en profondeur, et comprendre plus précisément les problématiques d’entreprises. De cette manière, il lui sera possible de créer les outils les plus adaptés pour les résoudre. En préparant la réflexion en amont, il permet aussi aux équipes de gagner du temps sur les session de travail.
- Enfin, le facilitateur peut aussi s'atteler à la création d’un livrable en fin d’atelier, dans le but de figer le travail réalisé, de matérialiser la fin d'une étape et d'envisager la prochaine. Ce livrable devient un véritable outil pour la suite du projet.
Quelques précisions sur le rôle du facilitateur :
Pour finir, nous avons observé que certaines entreprises ne voient pas toujours les frontières au métier de facilitateur. Alors pour éclaircir quelques points, voici ce que n’est pas le facilitateur :
- il ne faut pas s'attendre à ce que le facilitateur participe activement au débat, mais plutôt qu'il identifie quel est le débat. Il ne doit pas apporter son expertise du sujet en question, mais son rôle d'expert en matière de co-construction et de création de dynamiques collectives. Si vous avez besoin d'une expertise supplémentaire sur le sujet, alors il peut être intéressant que le facilitateur forme un binôme avec un expert du sujet, extérieur à l'organisation.
- Si son rôle est d’animer une séance et de créer de la cohésion de groupe, il ne faut pas non plus considérer le facilitateur comme un amuseur, là pour divertir les participants. Bien au contraire ! Il s’assure que chacun puisse s’exprimer et qu’il ne reste pas d’incompréhension ou de non-dits. L’objectif est d’avancer ensemble de manière saine. L’amusement devient un ingrédient de l’atelier, moteur de la mise en action collective.
- Le facilitateur n’est pas non plus là pour prendre des notes pendant les réunions. Ce rôle doit être tenu par une personne en interne, ou par un scribe dont c’est la fonction principale. Le facilitateur, lui, apporte des outils pour aider à la réflexion et la prise de notes.
Cependant, pour compléter cette prise de notes, il est possible de faire appel à un facilitateur graphique. Son métier est de dessiner une fresque créative et sensible en illustrant visuellement les idées fortes de la rencontre.
Le facilitateur : une réponse aux difficultés de travailler ensemble :
Les temps d’échange et réunions sont cruciaux dans l’avancement du projet. Ils sont productifs et utiles seulement quand tous les ingrédients sont en place pour que l’intelligence collective et la créativité puissent s’exprimer. Au contraire, ces moments peuvent être un véritable frein s’ils sont mal gérés. Mésententes, quiproquo, perte de temps sont les signes principaux d’une mauvaise gestion des temps collectifs.
Pour répondre à ce problème, le facilitateur est une ressource qui agit comme un catalyseur de cerveaux. Il réunit et met en place les conditions idéales pour mener à bien un projet, et donner le pouvoir à chaque participant de faire bouger les choses.
